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Soumettre une référence Haut de page

Attention : si vous désirez effectuer votre encodage en anglais, vous devez faire ce choix avant de commencer. Pour choisir l'anglais, cliquez sur le drapeau anglais en haut à droite de l'écran d'accueil.

Il s'agit de la procédure qui permet d'introduire des références dans DI-fusion. Avant de commencer, veillez à réunir le plus d'informations concernant les références à encoder : titre, auteurs, fichiers, …

Barre de progression en haut de la page :

En haut des pages de soumission, vous trouverez 5 boutons représentant chacun une étape du processus de soumission. Une fois que vous avez commencé, vous pouvez utiliser ces boutons pour vous déplacer dans les deux sens au sein du processus de soumission en cliquant sur eux. Vous ne perdrez pas de données en vous déplaçant dans les deux sens.

Arrêt pendant le processus de soumission :

Durant le processus de soumission vous pouvez arrêter et sauvegarder votre travail en cliquant sur l'icône de DI-fusion en haut à gauche de l'écran, après avoir au moins une fois cliqué sur le bouton Suivant au bas de l'écran Décrire. Les données que vous avez déjà entrées seront stockées jusqu'à ce que vous reveniez à la soumission et toutes vos références non terminées se retrouveront dans la rubrique "Références bibliographiques en cours".


Soumettre une référence : Type du document Haut de Soumettre une référence Haut de page

Sélectionnez le type de document que vous désirez introduire en cochant la boite à gauche du type de document souhaité. Vous ne pouvez effectuer qu’un seul choix parmi la sélection. Il est indispensable de choisir un type de document avant de pouvoir passer à l’étape suivante. Une fois votre choix effectué, le formulaire de saisie des métadonnées sera adapté en fonction de votre sélection afin de vous présenter uniquement les champs nécessaires pour le type de document que vous avez choisi.

Remarques:

- une fois ce choix validé, il ne sera plus possible de le modifier par la suite, à moins de supprimer la référence.

- Si vous hésitez entre plusieurs types de documents, n'hésitez pas à consulter notre guide d'encodage.

Cliquez sur le bouton « suivant » pour continuer le processus de soumission.


Soumettre une référence : Description du document Haut de Soumettre une référence Haut de page

Les informations que vous remplissez dans cette étape du processus formeront les métadonnées qui permettront aux utilisateurs de retrouver votre publication en utilisant le moteur de recherche. Plus les métadonnées sont complètes, plus il sera facile de trouver votre publication.

Remarques:

- les champs qu'il est obligatoire de remplir lorsqu'une référence est soumise dans DI-fusion, sont signalés par des * rouges ; tous les autres champs sont facultatifs.

- DI-fusion s'assure que toute chaîne de caractères saisie est dans le format Utf-8 et vous retournera un message d'erreur le cas échéant : pour plus d'information à ce sujet - et savoir comment résoudre les problèmes relatifs à l'Utf-8 - cliquer ici

- vous pouvez utiliser tous les caractères alphanumériques (a, b, c, … 1, 2, 3 …), ainsi que les caractères spéciaux (%, &, §, @, …) pour encoder vos métadonnées, à l’exception du
caractère |. Il n'est pas possible de mettre des indices, ni des exposants dans les titres, sauf les exposants 2 et 3

- Seules les rubriques pour lesquelles un (ou plusieurs) champ est obligatoire sont ventilées mais il est possible d’ouvrir ces rubriques en cliquant sur la petite flèche.

Titre:

Entrez le nom complet par lequel ce document doit être connu ; il s’agit du titre principal. Tous les documents dans DI-fusion doivent obligatoirement avoir un titre principal.


Autre titre:

Si votre document a un autre titre valide, par exemple un titre dans une autre langue ou une abréviation, entrez-le ici.


Liste des auteurs :

L’auteur peut être une personne, une organisation ou le service responsable qui a créé ou contribué au contenu du document. Entrez quelques lettres du Nom de l'auteur dans le cadre de recherche ; une liste apparaîtra en-dessous, vous permettant de sélectionner un auteur présent dans la base de données en cliquant dessus. Exemple :

Si vous ne trouvez pas l'auteur dans liste, vous devez cliquer sur le bouton "Nouvel auteur", encoder les informations et cliquer ensuite sur le bouton "Ajouter". Exemple :

Il est possible, lorsque tous les auteurs d’une publication ont été ajoutés dans la référence, de changer leur ordre d’apparition en cliquant sur les flèches à gauche du nom de l'auteur à déplacer. L’ordre d’apparition des auteurs dans la notice respecte l’ordre affiché dans l'écran de soumission ; sauf lorsque la publication est importée de Scopus, PubMed ou BibTeX

Remarque: il n'est pas possible de modifier le nom et l'affiliation d'un auteur ULB.


Liste des CREFs:

Choisissez un ou plusieurs domaines de recherche qui correspondent à votre document. Pour cela, recherchez un sujet CRef par son numéro (par exemple le système vous proposera Ecoclimatologie si vous saisissez dans la boite de recherche le nombre 3615) ou saisissez un mot représentatif de votre domaine de recherche pour afficher les codes CRef décrivant votre publication.

Toutes les classifications sont consultables en un seul fichier PDF disponible sur le site CRef

Si vos publications sont en majorité dans le même domaine de recherche, vous pouvez définir jusqu'à 6 codes Crefs qui seront automatiquement ajoutés dans le champ "Cref" lors de l'encodage de vos références. Pour cela, allez dans votre profil, sélectionnez l'onglet "Cref" et cliquez sur "ajouter".


Editeur:

Entrez le nom de l’éditeur de ce document, et éventuellement, le lieu de publication.


Statut de publication:

Choisissez, à l'aide du menu déroulant, le statut de votre publication : soumis pour publication, à publier, publié ou non publié.

Introduisez ensuite la date manuellement en utilisant le format année (par exemple en 2008) ou "année-mois" (par exemple 2008-06) ou "année - mois - jour" (par exemple 2008-06-28). Si vous ne connaissez pas la date exacte, laissez cette case vide. Exemple :

Remarque: si vous avez une publication avec des dates de type intervalle (ex: 1968-1970), vous ne pouvez sélectionner qu’une seule date à cet emplacement. Ces intervalles peuvent néanmoins être décrits dans les notes.


Informations sur la publication

Entrez la référence bibliographique complète du document s’il s’agit d’un article de journal ou d’une partie d’un ouvrage, par exemple le chapitre d’un livre.

Pour les articles de revue, mentionnez le(s) auteur(s), la date, le titre, le nom de la revue, le numéro du volume, les pages et éventuellement le numéro de l'article. Si le titre de la revue n’est pas dans DI-fusion, sauvegardez d’abord votre référence en cliquant sur le bouton

au bas du formulaire, pour sauvegarder les informations déjà saisies. Rééditez ensuite la référence, et cliquez dans la boite à cocher à droite de Demande d’ajout de revue et remplissez le formulaire. Cliquez sur le logo Mon DI-fusion pour revenir à votre espace personnel ; vous pourrez compléter votre référence lorsque vous serez informés que le titre a été ajouté.

Pour les chapitres de livre, indiquez les auteurs, le titre du chapitre, le titre du livre, le lieu de publication, le nom de la maison d’édition, la date et les pages.

Remarques:

- vous pouvez utiliser l’ISSN de la revue (ou une partie de cet ISSN) pour la rechercher dans la base de donnée. Important : DI-fusion contient plus de 250000 titres ; pour ne pas faire afficher une liste interminable de titres de revues et devoir y retrouver le titre qui vous intéresse, il est conseillé de mettre autant de mots du titre que possible dans votre recherche ; s’il existe un titre correspondant exactement à votre critère de recherche, il sera affiché en premier… et sera ensuite (éventuellement) suivi de tous les titres comportant au moins vos critères de recherche, classés par ordre alphabétique

- pour l'encodage des numéros de pages : introduire les n° de pages en chiffres arabes, sans ajouter de mention de page (p, pp ou autre) et séparés par des tirets s'il s'agit d'un intervalle de pages. Si la pagination est dans un autre format (p.e., dans le cas d’un supplément, sous la forme A22 – A55 ; ou pagination en chiffres romains V-XV), traduire la pagination en chiffres arabes (soit, dans les 2 exemples donnés : 22-55 et 5-15). Il est alors possible d'ajouter un message dans le champ Note pour pour signaler le changement effectué dans le format de la pagination. Pour les articles, indiquer les numéros de page de début et fin (le cas échéant : séparer alors les deux informations par un tiret). Pour les ouvrages en plusieurs volumes, il est possible d'indiquer le nombre de pages de chacun des volumes en les séparant par une virgule (pas d'espace ou d'autre caractère, p.e. : 345,322 si le 1er volume comporte 345 pages et le second 322)


Liste des JELs:

Choisissez une ou plusieurs classifications qui correspondent à votre document. Pour cela, saisissez le mot représentatif de votre domaine de recherche pour afficher les codes JELs décrivant votre publication.

Pour plus d'informations à propos de la classifications JEL (Journal of Economic Literature), vous pouvez consulter le site web de l'American Economic Association.


Série / Numéro:

Certains documents déposés dans DI-fusion font partie de collections numérotées tels que des rapports techniques ou des bulletins. Si ce cas s'applique à votre document, veuillez indiquer le nom de la série ainsi que le numéro assigné dans les champs appropriés. Exemple :


Langue:

Par défaut, la langue attribuée au document est le Français.

Pour changer la langue du contenu de votre document, cliquez sur la flèche située à droite du menu déroulant pour afficher une liste de langues généralement utilisées pour les publications. Si la langue souhaitée n’est pas disponible, choisissez « autre ».

Si votre document n'est pas un texte et qu’aucune langue n'est applicable, choisissez N/A dans le menu déroulant (c’est cette valeur qui sera attribuée automatiquement par le système sans action de votre part). Si le document a été rédigé en plusieurs langues, sélectionnez soit la première langue apparaissant dans la publication ou celle que vous estimez la plus représentative. Il n'est pas possible d’opérer un choix multiple.


Organisme(s) financeur(s):

Si votre document est le produit d’une recherche commanditée, vous pouvez fournir de l’information sur le(s) commanditaire(s) ici.


Identificateurs:

Si vous connaissez un numéro ou un code unique qui identifie votre document, entrez-le dans ce champ. Cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner le type d’identificateur que vous possédez et introduisez ensuite le numéro dans le champ correspondant.

ISBN - International Standard Book Number - e.g. 0-1234-5678-9
ISSN - International Standard Serial Number - e.g. 1234-5678
ISMN - International Standard Music Number - e.g. M-53001-001-3
DOI - Digital Object Identifiers - e.g. 10.1000/182
Other - autre type d'identificateur (par exemple : adresse url d'un site web)


Mots-clés:

Entrez des mots-clés appropriés pour décrire votre document, du plus général au plus spécifique. Au plus vous fournissez des mots adéquats, au plus les utilisateurs trouveront facilement ce document durant leurs recherches. Introduisez vos mots-clés dans la boîte de saisie prévue. Utilisez une seule boîte de saisie pour chaque mot ou expression. Vous pouvez ajouter d’autres mots-clés en cliquant sur le bouton « plus » situé à droite. Exemple :


Résumé:

Vous pouvez soit "couper/copier-coller" un résumé dans ce champ, soit saisir vous-même le résumé dans ce champ. Il n'y a aucune limite à la longueur du résumé. Nous vous recommandons vivement d'inclure un résumé pour la convenance des utilisateurs finaux et aussi pour augmenter les capacités de récupération et la recherche de votre document. Vous pouvez entrer un ou plusieurs résumé(s), par exemple des résumés dans d'autres langues, en cliquant sur le bouton « plus » situé à droite.


Note:

Vous pouvez entrer ici toute information décrivant la référence que vous soumettez ou tout commentaire qui pourrait intéresser les lecteurs de l’article.

Cliquez sur le bouton « suivant » pour continuer votre soumission.


Soumettre une référence : Charger un fichier Haut de Soumettre une référence haut de page

Si vous n'avez pas de fichier, vous pouvez passer cette étape en cliquant sur "suivant".

Si vous désirez ajouter un (ou plusieurs) fichier(s), suivez les étapes proposées :

1. Choisissez éventuellement le type de fichier que vous souhaitez déposer, en validant la boite à cocher Tous les types de fichiers, puis en sélectionnant le type de fichier souhaité en cliquant sur la flèche faisant afficher tous les types de documents, c’est-à-dire :

Si vous choisissez un fichier appartenant à un niveau hiérarchique inférieur, vous pourrez attribuer une description (texte libre) permettant de clarifier à quoi correspondent ces fichiers.

Par défaut, le système vous propose de déposer un fichier correspondant à l’œuvre complète ou à une partie de l’œuvre, ce qui correspond au cas le plus fréquent : fichier correspondant à l’article entier, au chapitre complet de l’ouvrage, au rapport de recherche complet, etc.


2. Si vous le souhaitez, modifiez la Description de votre fichier : ceci peut être pertinent lorsque vous déposez plusieurs ensembles de fichiers.

Saisissez l’URL de votre fichier ; ou cliquez sur le bouton "Parcourir" pour ouvrir une fenêtre vous permettant de choisir votre fichier.

Choisissez ensuite les droits d'accès, la version du fichier et l'éventuelle date de levée d'embargo.

Les versions d’une publication :

- Preprint : manuscrit soumis pour publication

- Postprint : manuscrit final révisé par les pairs, mais non encore mis en page par l'éditeur

- Pubprint : version de l'éditeur, telle que publiée avec la mise en page de l'éditeur (en général, un document PDF)

Les accès aux documents déposés dans DI-fusion sont :

- Internet : le document est consultable par tous sur Internet

- Intranet ULB : le document est accessible en Intranet, uniquement pour les membres de la communauté ULB

- Non visible : le document n'est accessible que par le déposant (archivage personnel)

Période d'embargo : période de 3 à 24 mois déterminée par l’éditeur durant laquelle la publication ne peut être disponible en accès internet dans DI-fusion.

Remarques :

- les noms des fichiers que vous déposez dans DI-fusion ne doivent comporter : ni espace, ni signes spéciaux, ni caractères accentués ; le système refusera tout fichier contrevenant à ces règles : si le message d’erreur Le nom du fichier est invalide ** les caractères suivants (;/?:@&=+,[]'blanc) et les accents ne sont pas acceptés ** s’affiche, renommer d’abord votre fichier en veillant à supprimer les espaces, les caractères spéciaux et accentués, puis charger le à nouveau

- pour savoir ce que vous avez le droit de déposer dans DI-fusion et les droits d’accès que vous pouvez octroyer, consultez le mini-guide « Mes droits d’auteur pas à pas ». Pour plus d’informations sur les aspects juridiques, consultez le site web de DI-fusion

- veuillez prendre en note que DI-fusion est en mesure de mieux préserver le contenu de certains types de fichiers que d’autres. Veuillez consulter l’aide en ligne afin d’être renseigné sur les types de fichiers et leur niveau de prise en charge par le système.


3. Vous pouvez préciser les droits d’auteur d’application sur chacun des fichiers que vous déposez dans DI-fusion (en cliquant sur la flèche à gauche de la rubrique Droits d’auteur) c’est-à-dire :

- Changer le Statut de propriété intellectuelle et les Conditions d’utilisation si vous souhaitez attribuer à vos fichiers un statut différent des Conditions d’utilisation définies par l’Université libre de Bruxelles (ULB)

- Spécifier les droits d’auteur sur le contenu représenté, et les détenteurs original et courant des droits d’auteurs.

Remarque : vous trouverez dans le tableau ci-dessous, les liens vers les licences proposées dans DI-fusion :

MarqueFrançais
PUBLICDOMAINMARKDomaine public, tous usages permis
OUTOFCOPYRIGHTNCDomaine public, tous usages permis sauf commercial
CREATIVECOMMONSCC0Creative Commons CC0 : Domaine public par renoncement de l’auteur à ses droits, tous usages permis
CREATIVECOMMONSBYProtégé par Creative Commons-Attribution (BY): usages permis sous condition de citation de l’auteur original
CREATIVECOMMONSBYSA
Protégé par Creative Commons-Attribution, ShareAlike (BY-SA) : usages permis sous condition de citation de l’auteur original et de partage à l’identique
CREATIVECOMMONSBYNDProtégé par Creative Commons – Attribution, No Derivatives (BY-ND) : usages permis sans modifications et sous condition de citation de l’auteur original
CREATIVECOMMONSBYNCProtégé par Creative Commons – Attribution, Non-Commercial (BY-NC) : usages permis sauf commercial et sous condition de citation de l’auteur original
CREATIVECOMMONSBYNCSAProtégé par Creative Commons – Attribution, Non-Commercial, ShareAlike(BY- NC-SA) : usages permis sauf commercial, sous condition de partage à l’identique et de citation de l’auteur original
CREATIVECOMMONSBYNCNDProtégé par Creative Commons – Attribution, Non-Commercial, no Derivatives (BY-NC-ND): usages permis sauf commercial, sans modifications et sous condition de citation de l’auteur original
FREEACCESSNOREUSEProtégé, accès gratuit, pas de réutilisation autorisée
PAIDACCESSNOREUSEProtégé, accès payant, pas de réutilisation autorisée
ORPHANWORK
Œuvre orpheline, conditions d'utilisation conformes à la loi
UNKNOWNStatut de propriété intellectuelle inconnu
ULBUSAGERIGHTSConditions d'utilisations définies par l'Université libre de Bruxelles (ULB)

Si vous avez publié dans une revue, consultez automatiquement, en haut de l’écran, la base de données SHERPA/ROMEO pour connaitre la politique de l’éditeur concernant l’accès internet aux articles (version de l’article qui peut être déposée, et embargo éventuel). Suivez ensuite les indications données dans le compte-rendu des données de SHERPA/ROMEO. Si la revue dans laquelle vous avez publié n’y est pas référencée, n'hésitez pas à contacter l’éditeur et invitez-le à compléter le formulaire en ligne sur SHERPA/ROMEO, ou contactez di-fusion@ulb.ac.be pour toute aide dans vos démarches.

Cliquez sur le bouton « Sauvegarder le fichier » pour attacher votre fichier à la référence.


4. Vous pouvez vérifier les informations de votre fichier, et les modifier en cliquant sur le nom du fichier dans le cadre à gauche de l’écran. Les caractéristiques du fichier que vous avez déposé s’affichent alors ; modifiez-les ; puis cliquez sur le bouton "Modifier". Vous pouvez également supprimer le fichier en cliquant sur le bouton "Supprimer". Si vous désirez ajouter un autre fichier, cliquez sur le niveau supérieur de l’arborescence dans le cadre de gauche – ou sur l’un des niveaux hiérarchiques inférieurs le cas échéant –, remplissez les informations à propos de votre fichier et cliquez de nouveau sur "Sauvegarder le fichier".

La taille des fichiers importés est limitée à 512 MB.

Cliquez sur le bouton « suivant » pour continuer votre soumission.


Soumettre une référence : Vérification Haut de Soumettre une référence Haut de page

Cette page vous permet de revoir les informations que vous avez encodées pour décrire votre document. Si vous constatez des erreurs, vous pouvez apporter les corrections nécessaires en cliquant sur l’un des boutons:

Vous pouvez modifier les données (titre, auteur, ...) que vous avez encodées, mais vous ne pouvez pas changer le type de document que vous avez initialement choisi (ouvrage à titre de seul auteur, article dans une revue avec comité de lecture, contribution publiée dans des actes, ... ) : en effet, chaque type de document est décrit d’une façon différente (par exemple un titre de revue est requis à l’encodage d’un article mais pas d’un livre).

Remarque: vous pouvez vérifier l'intégrité du ou des fichiers que vous avez téléchargés simplement en cliquant sur leur hyperlien respectif ; les fichiers s'ouvriront dans une nouvelle fenêtre.

Lorsque toutes les informations vous conviennent, cliquez sur le bouton « Terminer» pour valider l’encodage et enregistrer la publication dans DI-fusion .


Soumettre une référence : Licence Haut de Soumettre une référence Haut de page

Si vous avez attaché un document à votre référence, vous accordez, par défaut, à l'ULB une licence non-exclusive de reproduction et de communication pour que votre document puisse être diffusé selon les termes que vous avez définis (accès internet, accès Intranet ULB ou non visible). Vous garantissez également que vous détenez le droit d’octroyer une telle licence à l’Université, et que vous avez obtenu toutes les autorisations nécessaires d’éventuels tiers qui détiendraient des droits sur des images ou autres composantes de votre publication. La licence n'opère aucun transfert de droit d'auteur ; vous conservez par conséquent le droit d'utiliser votre œuvre dans tout média de votre choix. Veuillez lire la licence attentivement.

Pour des informations supplémentaires à propos de la licence, vous pouvez consulter le "Guide juridique" disponible sur le Site Web des Bibliothèques de l'ULB.


Importer de PubMed Haut de page

Ce service vous permet d’automatiser l’importation de références présentes dans la base de données PubMed qui couvre les domaines des sciences médicales et biomédicales.

Remarques :

- l'import PubMed fonctionne mal avec Internet Explorer. Veuillez utiliser un autre navigateur pour réaliser un import de ce type

- pour pouvoir importer une référence issue de PubMed, il faut au moins un auteur de l’ULB. Dans le cas où aucun auteur n’est affilié à l’ULB, il ne sera pas possible d’importer la référence

- les numéros des articles ne sont pas importés.

- l’import d’un article comptant plus de 100 auteurs n’est pas possible dans DI-fusion. Dans ce cas, Le système vous indiquera :Attention : La référence que vous voulez importer ne se trouve pas dans PubMed.


Importer de PubMed - Qu'est ce qu'un PMID ? Haut de Importer de PubMed Haut de page

Le PMID (MubMedId) est l’identifiant unique des références dans PubMed.



Importer de PubMed - Comment trouver ses PMID ? Haut de Importer de PubMed Haut de page

Si vous ne connaissez pas les PMID de vos références, vous pouvez vous les procurer en effectuant une recherche dans la base de données PubMed En-dessous de vos références, vous trouverez une ligne du type « PMID : 123456 ». Notez ce numéro d’identification ou faites un copier-coller pour pouvoir le réutiliser plus tard.


Importer de PubMed - Comment utiliser les PMID ? Haut de Importer de PubMed Haut de page

A partir de la page d’accueil de Mon-Difusion

- Authentifiez-vous dans DI-fusion à l'aide de votre login/mot de passe
- Il y a un bouton permettant d’importer une référence au moyen de la PMID :
- Recopiez le numéro (PMID) de votre référence
- Cliquez sur suivant

Importer directement à partir de PubMed si vous ne connaissez pas les PMID

1. Connectez-vous à la base de données PubMed, en utilisant impérativement le lien http://www.ncbi.nlm.nih.gov/sites/entrez?otool=ibeulblib
2. Cherchez une publication
3. Cliquez sur un titre pour avoir le détail
Cliquez, en haut à droite de l’écran détail, sur le bouton bleu Vlink.

4. En bas de l'écran Vlink, il y a un service « Déposer dans DI-fusion »


Cliquez sur « Déposer cette publication dans DI-fusion »

Vous êtes redirigé vers DI-fusion. Vous devez vous authentifier à l'aide de vos login/mot de passe et suivre la procédure de validation qui suit.

Détection des doublons

La détection automatique de doublons vise à empêcher la multiplication des mêmes références dans DI-fusion.

Lorsque vous importez une référence, le système vérifie :

1°. s’il existe déjà une référence dans DI-fusion avec le même identifiant (DOI, PMID, RepecID, etc.). Le système considère alors que la référence candidate à l’importation est un double d’une référence qui existe déjà dans notre dépôt : l’import est refusé

2°. sinon, s’il existe déjà une référence dans DI-fusion de mêmes type de document et titre. Dans ce cas, ces références potentiellement doublons de la référence à importer, sont présentées à l’utilisateur qui aura les choix suivants :

- Continuer : vous considérez qu’il ne s’agit pas d’un doublon et souhaitez continuer à importer la référence

- Arrêter : vous ne souhaitez pas poursuivre l’import et voulez retourner à la page d’accueil de Mon DI-fusion

- Supprimer : il s’agit selon vous effectivement d’un doublon et vous ne souhaitez donc plus importer cette référence ; elle sera supprimée du réservoir.


Importer de PubMed - Valider les auteurs Haut de Importer de PubMed Haut de page

La vérification du nom des auteurs est une étape importante pour le bon archivage de vos références et pour l’intégrité de la base de données de DI-fusion. Un tableau reprend l’ensemble des auteurs de votre publication.

Soyez vigilant dans la validation des auteurs, particulièrement en cas d’homonymes : chaque publication n’est présente qu’en un seul exemplaire dans DI-fusion, y compris si vous avez co-écrit avec un autre chercheur de l’ULB. Si votre co-auteur n’est pas l’auteur ULB de DI-fusion (reconnaissable par son n° matricule), votre co-auteur ne retrouvera pas cette publication dans son environnement, ni dans sa liste de publications.

Si un auteur de la référence à importer correspond à un auteur ULB, ou si un auteur n’existe pas du tout dans DI-fusion, le système valide automatiquement les auteurs.

Cependant, si vous constatez que l’auteur automatiquement validé par le système n’est pas l’auteur de la référence que vous importez, vous pouvez modifier cette validation en cliquant sur l’icône crayon pour rechercher le bon auteur dans DI-fusion (voir ci-après)

Si un auteur de la référence à importer correspond potentiellement à plusieurs auteurs dans DI-fusion, il est nécessaire de le choisir, en cliquant sur le bouton « plus » situé à droite du bon auteur, parmi la liste proposée. Lorsque tous les auteurs ont été vérifiés, cliquez sur suivant.

Si le système a incorrectement validé certains auteurs, ou si vous souhaitez modifier l'auteur que vous avez choisi, vous pouvez procéder à nouveau à la validation en cliquant sur l’icône crayon à droite de l’auteur à modifier.

Remarques:

- pour pouvoir introduire une référence issue de PubMed, il faut au moins un auteur de l’ULB. Dans le cas où aucun auteur n’est affilié à l’ULB, il ne sera pas possible d’importer la référence.

- vous ne devez pas vous préoccuper de l’ordre des auteurs dans l’écran d’import : c’est l’ordre des auteurs dans la référence effectivement importée de PubMed qui sera retenu.


Importer de PubMed - Sélectionner les CRef Haut de Importer de PubMed Haut de page

Choisissez un ou plusieurs domaines de recherche qui correspondent à votre document. Pour cela, recherchez un sujet CRef par son numéro (par exemple le système vous proposera Ecoclimatologie si vous saisissez dans la boite de recherche le nombre 3615) ou saisissez un mot représentatif de votre domaine de recherche pour afficher les codes CRef décrivant votre publication.

Toutes les classifications sont consultables en un seul fichier PDF disponible sur le site CRef

Si vos publications sont en majorité dans le même domaine de recherche, vous pouvez définir jusqu'à 6 codes Crefs qui seront automatiquement ajoutés dans le champ "Cref" lors de l'encodage de vos références. Pour cela, allez dans votre profil, sélectionnez l'onglet "Cref" et cliquez sur "ajouter".


Importer de PubMed - Archiver la référence Haut de Importer de PubMed Haut de page

En cliquant sur «Terminer», vous validez l’ensemble de la référence.

Si un (des) fichier(s) existe(nt) dans PubMed Central, il(s) sera(ont) automatiquement téléchargé(s) dans DI-fusion, en version pubprint et son (leur) accès sera réglé sur « Non visible ». Vous aurez la possibilité de modifier cet accès en éditant la référence une fois qu'elle a été importée.


Importer de PubMed - Modification des références Haut de Importer de PubMed Haut de page

Après avoir archivé une référence, cette dernière sera présente dans « Mon DI-fusion », dans la rubrique "Références bibliographiques dans DI-fusion", où vous pourrez compléter/modifier les informations comme c’est le cas avec les publications encodées manuellement.


Importer de Scopus Haut de page

Attention : l'import Scopus fonctionne mal avec Internet Explorer. Veuillez utiliser un autre navigateur pour réaliser un import de ce type.

Ce service vous permet d'automatiser l'importation de références présentes dans la base de données Scopus qui couvre les domaines des sciences.

Remarques :

- seules les références pour lesquelles l'auteur a choisi une des 43 affiliations institutionnelles répertoriées dans Scopus pour l'ULB sont disponibles pour cet import (voir plus bas pour importer d’autres publications directement depuis Scopus)

- les références comportant plus de 500 auteurs ; ainsi que certaines références pour lesquelles nous n’avons pu établir de correspondance avec un type de document de DI-fusion, ne seront pas importées. Le système affiche alors le message Le type de document est invalide

- les références comportant entre 40 et 500 auteurs seront importées mais, pour les auteurs, seuls le 1er auteur de la référence, et tous les auteurs affiliés à l’une des 43 affiliations institutionnelles de l’ULB seront conservés ; la mention et al. est ajoutée automatiquement.

- si un fichier est disponible dans Scopus et qu’il s’agit d’une revue d’Elsevier à laquelle l’ULB a accès, il sera automatiquement attaché à la référence en accès Intranet.

- si une référence a déjà été importée de Scopus, le système indique Aucune référence à importer pour l’identifiant


Pour les références non affiliées à l’une des 43 affiliations, vous pouvez importer une référence directement à partir de Scopus.

1. Connectez-vous à la base de données Scopus et cherchez votre publication

2. Cliquez sur un titre pour avoir le détail

Cliquez, en haut à droite de l’écran détail, sur le bouton bleu Vlink.

3.En bas de l'écran Vlink, il y a un service Déposer dans DI-fusion


A quel type de document dans DI-fusion correspond une référence importée de Scopus ?

La correspondance est la suivante, avec : Document Type = DT et Source Type = ST

ScopusDI-fusion
DT = article ET ST = journalarticle avec comité de lecture
DT = article ET ST = book seriesarticle avec comité de lecture
DT = review ET ST = journal article avec comité de lecture

DT = Conference Paper ET ST = proceedingcontribution publiée dans des actes
DT = Conference Paper ET ST = book seriescontribution publiée dans des actes
DT = Conference Paper ET ST = journalarticle avec comité de lecture
DT = bookouvrage à titre de seul auteur
DT = letter ET ST = journalarticle avec comité de lecture

Importer de Scopus - Trouver le Scopus ID d’un auteur Haut de Importer de Scopus Haut de page

Pour trouver les publications d’un auteur de l’ULB disponibles à l’import :

- Cliquez sur le bouton

- Entrez les premières lettres du nom de l’auteur que vous recherchez

- Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez l’auteur correspondant en cliquant sur

- Le Scopus ID de l’auteur sera automatiquement recopié dans la boîte d'import

Remarque: Si toutes les références de cet auteur ont déjà été importées, le système vous indique Aucune référence à importer pour cet auteur.


Importer de Scopus - Importer les références d’un auteur Haut de Importer de Scopus Haut de page

Dès que le Scopus ID de l’auteur a été recopié, vous pouvez commencer l’importation des notices en cliquant sur

Remarque: la procédure importe l’ensemble des notices liées au Scopus ID choisi, les unes après les autres. Si vous arrêtez l’importation pour y revenir plus tard, vous reprendrez automatiquement à l’endroit où vous vous étiez arrêté.

Détection des doublons

La détection automatique de doublons vise à empêcher la multiplication des mêmes références dans DI-fusion.

Lorsque vous importez une référence, le système vérifie :

1°. s’il existe déjà une référence dans DI-fusion avec le même identifiant (DOI, PMID, RepecID, etc.). Le système considère alors que la référence candidate à l’importation est un double d’une référence qui existe déjà dans notre dépôt : l’import est refusé

2°. sinon, s’il existe déjà une référence dans DI-fusion de mêmes type de document et titre. Dans ce cas, ces références potentiellement doublons de la référence à importer, sont présentées à l’utilisateur qui aura les choix suivants :

- Continuer : vous considérez qu’il ne s’agit pas d’un doublon et souhaitez continuer à importer la référence

- Arrêter : vous ne souhaitez pas poursuivre l’import et voulez retourner à la page d’accueil de Mon DI-fusion

- Supprimer : il s’agit selon vous effectivement d’un doublon et vous ne souhaitez donc plus importer cette référence ; elle sera supprimée du réservoir.


Importer de Scopus - Description des métadonnées Haut de Importer de Scopus Haut de page

Les métadonnées de la référence sont automatiquement récupérées de la base de données Scopus et vous ne pourrez les modifier qu'après les avoir importées complètement. Si vous constatez des erreurs, vous aurez la possibilité d’éditer vos références à partir de la page d’accueil « Mon Difusion ».


Importer de Scopus - Valider les auteurs Haut de Importer de Scopus Haut de page

La vérification du nom des auteurs est une étape importante pour le bon archivage de vos références et pour l’intégrité de la base de données de DI-fusion. Un tableau reprend l’ensemble des auteurs de votre publication.

Soyez vigilant dans la validation des auteurs, particulièrement en cas d’homonymes : chaque publication n’est présente qu’en un seul exemplaire dans DI-fusion, y compris si vous avez co-écrit avec un autre chercheur de l’ULB. Si votre co-auteur n’est pas l’auteur ULB de DI-fusion (reconnaissable par son n° matricule), votre co-auteur ne retrouvera pas cette publication dans son environnement, ni dans sa liste de publications.

Si un auteur de la référence à importer correspond à un auteur ULB, ou si un auteur n’existe pas du tout dans DI-fusion, le système valide automatiquement les auteurs.

Cependant, si vous constatez que l’auteur automatiquement validé par le système n’est pas l’auteur de la référence que vous importez, vous pouvez modifier cette validation en cliquant sur l’icône crayon pour rechercher le bon auteur dans DI-fusion (voir ci-après)

Si un auteur de la référence à importer correspond potentiellement à plusieurs auteurs dans DI-fusion, il est nécessaire de le choisir, en cliquant sur le bouton « plus » situé à droite du bon auteur, parmi la liste proposée. Lorsque tous les auteurs ont été vérifiés, cliquez sur suivant.

Si le système a incorrectement validé certains auteurs, ou si vous souhaitez modifier l'auteur que vous avez choisi, vous pouvez procéder à nouveau à la validation en cliquant sur l’icône crayon à droite de l’auteur à modifier.

Remarque:

- pour pouvoir introduire une référence issue de Scopus il faut au moins un auteur de l’ULB.Dans le cas où aucun auteur n’est affilié à l’ULB, il ne sera pas possible d’importer la référence.

- vous ne devez pas vous préoccuper de l’ordre des auteurs dans l’écran d’import : c’est l’ordre des auteurs dans la référence effectivement importée de Scopus qui sera retenu.


Importer de Scopus - Sélectionner les CRef Haut de Importer de Scopus Haut de page

Choisissez un ou plusieurs domaines de recherche qui correspondent à votre document. Pour cela, recherchez un sujet CRef par son numéro (par exemple le système vous proposera Ecoclimatologie si vous saisissez dans la boite de recherche le nombre 3615) ou saisissez un mot représentatif de votre domaine de recherche pour afficher les codes CRef décrivant votre publication.

Toutes les classifications sont consultables en un seul fichier PDF disponible sur le site CRef

Si vos publications sont en majorité dans le même domaine de recherche, vous pouvez définir jusqu'à 6 codes Crefs qui seront automatiquement ajoutés dans le champ "Cref" lors de l'encodage de vos références. Pour cela, allez dans votre profil, sélectionnez l'onglet "Cref" et cliquez sur "ajouter".


Import de Scopus - Tableau résumé de l'importation

A la fin de l’importation de toutes les références de l’auteur, le système vous indique : Terminé, il ne reste aucune référence à importer pour cet auteur : nom de l’auteur.


Importer de Scopus - Modification des références Haut de Importer de Scopus Haut de page

Après avoir archivé une référence, cette dernière sera présente dans « Mon DI-fusion », où vous pourrez compléter/modifier les informations comme c’est le cas avec les publications encodées manuellement.


Importer un fichier BibTeX Haut de page

Attention : l'import BibTeX fonctionne mal avec Internet Explorer. Veuillez utiliser un autre navigateur pour réaliser un import de ce type.

BibTeX est un format bibliographique utilisé avec le système de préparation de document LaTeX. Divers types de références bibliographiques peuvent être incluses dans le fichier. DI-fusion importe les fichiers BibTeX qui sont formatés en utilisant les règles proposées ci-dessous.


Formatage du fichier BibTeX Haut de Importer un fichier BibTeX Haut de page

1. Généralités

Pour que l’importation se déroule sans problèmes, nous vous demandons de vérifier que votre fichier BibTeX est bien formaté en fonction des règles décrites dans ce document. Premièrement, il faut que l’extension des fichiers à charger dans le réservoir soit .bib.

Il faut que chaque champ soit entouré d’accolades et se termine par une virgule.

Attention : pas de guillemets, doubles-guillemets ou doubles-accolades ; ainsi , par exemple pour le champ BibTeX author :

Forme correcte : author={Amans, Damien and Brainis, Esteban},

Forme incorrecte : author= « « Amans, Damien and Brainis, Esteban » »

Forme incorrecte : author= ‘’ Amans, Damien and Brainis, Esteban ’’

Forme incorrecte : author= Amans, Damien and Brainis, Esteban

Chaque champ doit se trouver sur une seule ligne, sans retour à la ligne entre ses différentes composantes ; par exemple toujours pour le champ BibTeX author :

Forme correcte : author={Amans, Damien and Brainis, Esteban},

Forme incorrecte :

author={Amans, Damien

and Brainis, Esteban },


Pour que votre fichier BibTeX ait un format le plus proche de celui qu’accepte notre système d’importation, nous vous conseillons de l’importer dans le logiciel JABref (http://jabref.sourceforge.net), puis de le sauvegarder au format BibTeX, et d’utiliser cette version de votre fichier pour l’importer dans DI-fusion. Que modifie JABref dans votre fichier : remplacement des « … » par des {…}, mise en majuscule du type de document, mise en ordre des champs. Par contre, JABref ne supprime pas les . retours à la ligne qui seraient éventuellement présents dans votre fichier, pour un même champ.

Exemple

Début d’une notice exportée en BibTeX de Science Direct :

@article{The2000609,

title = "A polynomial time algorithm to detect PQI interval orders",

author = "An Ngo The and Alexis Tsoukiàs and Philippe Vincke",


Après son passage dans JABref :

@ARTICLE{The2000609,

author = {An Ngo The and Alexis Tsoukiàs and Philippe Vincke},

title = {A polynomial time algorithm to detect PQI interval orders},

Exemple de référence correctement formatée :

@ARTICLE{The2000609,

author = {An Ngo The and Alexis Tsoukiàs and Philippe Vincke},

title = {A polynomial time algorithm to detect PQI interval orders},

journal = {International Transactions in Operational Research},

year = {2000},

volume = {7},

pages = {609 - 623},

number = {6},

abstract = {Let S be a PQI preference structure on a finite set A, where the relations P, Q, I stand for [`]strict preference', [`]weak preference' and [`]indifference,' respectively. Two specific preference structures: PQI semi orders and PQI interval orders, have been considered and characterised recently in such a way that is possible to associate to each element of A an interval such that P holds when one interval is completely to the right of the other, I holds when one interval is included to the other and Q holds when one interval is to the right of the other, but they do have a non empty intersection (Q medelling the hesitation). While the detection of a PQI semiorder is straightforward, the case of the PQI interval order is more difficult as the theorem of existence consists in a second-order formula. The paper presents an algorithm for detecting a PQI interval order and demonstrates that it is backtracking free. This result leads to a matrix version of the algorithm which can be proved to be polynomial.},

doi = {DOI: 10.1016/S0969-6016(00)00032-0},

issn = {0969-6016},

keywords = {Interval orders},

url = {http://www.sciencedirect.com/science/article/B6VGM-40SFGG3-9/2/cf6a7fe13148127667e1692fa772b795}}


2. Apostrophes, accents et caractères spéciaux

En principe, la plupart des caractères spéciaux, utilisés normalement dans le fichier BibTeX, sont correctement importés dans DI-pot (é, è, ù, etc. mais aussi ó, ì, etc.) : il n’est pas nécessaire de les marquer d’une façon particulière.

L’import gère en principe également les cas où ces caractères sont formatés selon l’habitude en BibTeX, c’est-à-dire en utilisant des accolades et le backslash. Ainsi, carrière et carri{\`e}re sont bien traduits dans DI-fusion par carrière.

Remarque : attention, si les accolades manquent lorsque le backslash est utilisé, le caractère spécial ne sera pas correctement traité.


3. Les auteurs :

Pour les noms et prénoms, vous devez les encoder de la manière suivante : Nom, suivi de virgule espace Prénom. Un auteur est séparé du suivant par espace and espace. Il est recommandé d'encoder les noms et prénoms de l'auteur en entier (et pas seulement une initiale à la place d’un prénom), afin d’éviter les erreurs.

En cas de multiples auteurs, ils doivent se suivre sur une même ligne

Plusieurs prénoms, p.e. Marie Bernadette DUPONT => 2 formes acceptées : author={Marie Bernadette Dupont}, ou bien author={ Dupont, Marie Bernadette},

Un nom de famille à particule, p.e. Thomas van DUPONT=> author={Thomas van Dupont}, [cet auteur sera encodé dans DI-fusion, comme Nom Dupont, Prénom Thomas van]

Un nom de famille multiple, p.e. Norbert LOPEZ FERNANDEZ => author={Lopez Fernandez, Norbert},

Un organisme (en plusieurs mots), p.e. Les éditions de l’université de Bruxelles, EUB => author={{Editions de l'université de Bruxelles, EUB}},. Attention : pour l’instant, les noms d’organismes ne sont pas très bien supportés dans DI-fusion ; dans cet exemple, l’organisme est encodé comme Nom Editions de l’université de Bruxelles, Prénom EUB. Si aucune virgule n’est encodée, l’import considère le dernier mot comme Nom et tout le reste comme Prénom ; il vaut donc mieux, dans ce cas, toujours mettre le nom de l’organisme entre accolades mais terminer par une virgule et au moins un caractère – ou le sigle de l’organisme –, qui sera encodé comme prénom.

Si seule l’initiale du prénom est connu ET que vous n’êtes pas parvenu à retrouver le prénom complet de l’auteur, p.e. N DUPONT => toutes les formes suivantes sont acceptées : Author = {N Dupont},ou bien Author = { N. Dupont}, ou bien Author = { Dupont, N}, ou bien Author = {Dupont, N.},


4. Le titre de revue :

Encoder le titre de la revue en entier plutôt que son abréviation pour faciliter sa reconnaissance par le système d’import.

Si vous publiez souvent dans la même revue, vous pouvez utiliser une chaîne de substitution : la chaîne à utiliser pour remplacer le titre est indiquée en début de fichier, et dans le reste des références, cette chaîne est employée au lieu du (long) titre de revue.

La syntaxe à respecter est la suivante :

1°. définition de la chaîne en début du fichier BibTeX sous la forme : @STRING{chaîne = {Titre complet de la revue}}. Exemple, pour remplacer le titre IEEE Geoscience and Remote Sensing Society newsletter par la chaîne ieeegremote vous devrez ajouter au début de votre fichier BibTeX la ligne @STRING{ ieeegremote = { IEEE Geoscience and Remote Sensing Society newsletter }}

2°. pour utiliser ensuite cette chaîne dans le fichier : à chaque endroit où le titre de revue IEEE Geoscience and Remote Sensing Society newsletter doit apparaître dans le fichier BibTeX, il faut le remplacer par chaîne OU {chaîne}. Dans l’exemple précédent, il y aura, pour un article publié dans cette revue, la ligne : journal = { ieeegremote } OU journal = ieeeoe1


5. Associer un fichier :

Il faut indiquer url={url du texte complet} dans le fichier BibTeX pour que l'import BibTeX récupère le fichier et le charge dans DI-fusion, en accès bloqué. L’URL est également importée et placée dans le champ identifiant/autre.

Si les fichiers sont protégés par un mot de passe, le système ne pourra pas les récupérer.


6. A quel type de document dans DI-fusion correspond une référence importée de BibTeX ?

La correspondance est la suivante :

BibTeX DI-fusion
@article article avec comité de lecture
@inproceeding contribution publiée dans les actes
@incollection avec journal ou series renseignésarticle à comité de lecture

@incollection sans journal ni series
partie d’ouvrage collectif
@bookouvrage à titre de seul auteur
@proceedingsdirection d’acte de colloque

Import d'un fichier BibTeX Haut de Importer un fichier BibTeX Haut de page
1. Choix du fichier :

Cliquez sur le bouton « Choisissez un fichier » et sélectionnez le document à importer. Cliquez sur « Télécharger » pour envoyer votre fichier dans notre « réservoir » ; votre fichier sera alors stocké sur nos serveurs et vous aurez la possibilité de faire votre importation en plusieurs fois sans avoir à charger à nouveau votre fichier.

Remarque : Une erreur apparait si un fichier du même nom que le votre a déjà été importé dans le réservoir, même par un autre utilisateur. Dans ce cas, renommez votre fichier autrement et importez-le à nouveau.

Si votre fichier ne comporte pas d’erreurs détectées a priori, il est désormais visible dans le second cadre « liste des paniers existants » et vous avez le choix entre deux options : importer et supprimer.

Importante remarque : si aucune erreur n’a été signalée mais que votre fichier n’apparaît pas, après téléchargement, dans la liste des paniers existants, merci d’envoyer votre fichier à di-fusion@ulb.ac.be en signalant qu’il ne peut pas être importé correctement : nous devrons en rechercher la raison.

Sélectionnez le nom de votre fichier en vous positionnant sur la ligne correspondante puis cliquez sur « Importer » et suivez la procédure d’importation des références.

Lorsque vous avez importé toutes les références d’un fichier, celui-ci disparaît de la liste des paniers existants. Si vous ne souhaitez pas importer toutes les références d’un fichier, vous pouvez simplement le supprimer de cette liste en positionnant votre souris sur la ligne correspondante et sélectionnant l’option « Supprimer ».


2. Détection des doublons :

La détection automatique de doublons vise à empêcher la multiplication des mêmes références dans DI-fusion.

Lorsque vous importez une référence, le système vérifie :

1°. s’il existe déjà une référence dans DI-fusion avec le même identifiant (DOI, PMID, RepecID, etc.). Le système considère alors que la référence candidate à l’importation est un double d’une référence qui existe déjà dans notre dépôt : l’import est refusé

2°. sinon, s’il existe déjà une référence dans DI-fusion de mêmes type de document et titre. Dans ce cas, ces références potentiellement doublons de la référence à importée, sont présentées à l’utilisateur qui aura les choix suivants :

- Continuer : vous considérez qu’il ne s’agit pas d’un doublon et souhaitez continuer à importer la référence

- Arrêter : vous ne souhaitez pas poursuivre l’import et voulez retourner à la page d’accueil de Mon DI-fusion

- Supprimer : il s’agit selon vous effectivement d’un doublon et vous ne souhaitez donc plus importer cette référence ; elle sera supprimée du réservoir.

Remarque : la détection de doublons ne fonctionne que lorsque vous utilisez les imports semi-automatisé (PubMed, Scopus, BibTeX …) mais pas (encore) lorsque vous importez une nouvelle référence manuellement.


3. Description des métadonnées :

La plupart des métadonnées de la référence BibTeX sont automatiquement récupérées de votre fichier et vous n’avez, dans un premier temps, pas la possibilité de les modifier. Si vous constatez des erreurs, vous aurez la possibilité d’éditer vos références à partir de la page d’accueil « Mon Di-fusion ».


4. Valider les auteurs : Haut de Importer un fichier BibTeX Haut de page

La vérification du nom des auteurs est une étape importante pour le bon archivage de vos références et pour l’intégrité de la base de données de DI-fusion. Un tableau reprend l’ensemble des auteurs de votre publication.

Si un auteur de la référence à importer correspond à un auteur ULB, ou si un auteur n’existe pas du tout dans DI-fusion, il sera marqué OK. Cela signifie qu’il n’est pas nécessaire d’effectuer de modifications.

Cependant, si vous constatez que l’auteur automatiquement validé par le système n’est pas l’auteur de la référence que vous importez, vous pouvez modifier cette validation en cliquant sur la ligne correspondante pour refaire la validation (voir ci-après)

Si un auteur de la référence à importer correspond potentiellement à plusieurs auteurs dans DI-fusion, il sera marqué NO, et il est nécessaire de le valider Pour cela, vous devez cliquer sur la ligne correspondante et et choisir le bon auteur parmi la liste proposée. Lorsque tous les auteurs ont été vérifiés, vous pouvez cliquer sur suivant .

Si le système a incorrectement attribué le statut "OK" à certains auteurs, ou si vous souhaitez modifier l'auteur que vous avez choisi, vous pouvez procéder à nouveau à la validation en cliquant sur l'auteur. S'il n'existe aucun auteur de même nom dans notre base de données, vous ne pourrez pas choisir un autre auteur au moment de l'import ... mais vous pourrez modifier cet auteur une fois l'import terminé.

Remarque: pour pouvoir introduire une référence issue du fichier BibTeX, il faut au moins un auteur de l’ULB. Dans le cas où aucun auteur n’est affilié à l’ULB, il ne sera pas possible d’importer la référence.


5. Ajout de la revue Haut de Importer un fichier BibTeX Haut de page

Vous ne devez pas entrer les informations de la revue manuellement. Dans le cadre de recherche, le titre de votre revue sera automatiquement copié de votre fichier BibTeX.

Remarque : le système ne cherche pas sur les titres abrégés des revues ; il peut par contre retrouver un titre à partir de certains des mots de son titre, ou de son ISSN.

Cliquez alors sur « Recherchez » afin que le système aille chercher les informations supplémentaires dans notre base de données (Journal ID, ISSN, Titre). Une fois le titre trouvé, les nouvelles informations seront automatiquement ajoutées dans les cases correspondantes.

Cliquez sur Continuer pour passer à l’étape suivante.

Question : que faire si mon titre de revue n’apparaît toujours pas ?

S’il n’apparaît pas après avoir cliqué sur le bouton « Rechercher », veuillez d’abord vérifier l’orthographe du titre de revue ou son ISSN. Recommencez la recherche.

Si le titre n’apparaît toujours pas, il se peut que votre revue ne soit pas encore présent dans DI-fusion. Vous avez la possibilité de cliquer sur « Demande d’ajout d’un journal ». Remplissez le formulaire de demande. Vous serez envoyé à l’écran d’accueil. Votre référence ne pouvant pas être importée directement, vous devez attendre que le titre de la revue soit ajouté dans DI-fusion Vous pourrez continuer à importer vos références, après que vous aillez été informés que le titre ait été ajouté dans DI-fusion.


6. Sélectionner les CRef Haut de Importer un fichier BibTeX Haut de page

1°. CRef généraux

Le premier tableau vous permet de sélectionner une des classifications sélectionnées dans vos favoris (voir "Mon Profil"). Si votre discipline ne correspond pas à celles proposées, vous avez la possibilité de la rechercher dans les classifications spécialisées.

2°. CRef spécialisés

Pour trouvez une classification spécialisée, vous devez entrer les premières lettres de votre discipline dans la boîte de recherche. Cliquez sur le bouton pour ajouter votre classification dans le premier tableau. La nouvelle classification sera automatiquement ajoutée.


7. Tableau résumé de l'importation Haut de Importer un fichier BibTeX Haut de page

A la fin de l’importation, un tableau récapitulatif vous indique les actions effectuées.

Total importé : nombre de références importées dans DI-fusion

Total doublons : nombre de références repérées comme doublon soit à l’aide d’un identifiant (DOI, PubMed ID, etc …), soit signalées par l’utilisateur

Total suspendu : nombre de références non importées car le type de document n’est pas reconnu par DI-fusion


8. Modification ultérieure des références Haut de Importer un fichier BibTeX

Après avoir archivé une référence, cette dernière sera présente dans « Mon DI-fusion », où vous pourrez compléter/modifier les informations comme c’est le cas avec les publications encodées manuellement.


Exporter une liste de mes publications Haut de page

Ce service permet d’extraire différentes listes de vos publications, pour compléter, par exemple, un dossier de candidature répondant à un appel FNRS, une demande de financement pour un projet de recherche, etc.

Mon DI-fusion offre ainsi la possibilité d’exporter les listes de publications suivantes :

- liste générale exigée par le FNRS

- liste de mandat doctoral ou chargé de recherche pour le FNRS

- liste des publications jugées de qualité équivalentes pour le FNRS

- Correspondance entre le type de document DI-fusion et le type de document FNRS

- liste conforme au CV-ULB

- liste répondant à vos souhaits : A la carte

Par ailleurs, nous vous conseillons de vérifier, avant de produire votre(vos) liste(s), que toutes vos références sont encodées dans DI-fusion, et de façon exhaustive : ces listes sont disponibles 24h/24 et reflètent toujours ce qui est encodé dans DI-fusion quelques minutes après que les références aient été modifiées, supprimées, ou ajoutées.

Remarques générales

- pour extraire la liste de vos publications en respectant le CV ULB type actuel, choisissez le menu Mes listes de publication/à la carte et cliquez sur le bouton Ouvrir au bas de l’écran qui s’est affiché : quelques différences avec le CV ULB actuel existent ; consultez la partie DI-fusion et le CV ULB actuel pour plus d’information

- si vous souhaitez extraire de DI-fusion une liste dédoublonnée des publications d’un groupe de personnes travaillant à l’ULB, contactez-nous sur di-fusion@ulb.ac.be : ceci est en effet possible dès à présent mais les développements nécessaires pour rendre cette fonctionnalité visible dans Mon DI-fusion n’ont pas pu être réalisés jusqu’à présent

- les listes de publications produites par DI-fusion présentent toujours les références triées par ordre de date (complète) décroissant (que les titres de rubriques ou années de publication soient ou non affichés dans la liste). Cependant, des thèses peuvent sembler être mal classées au sein d’une année : cela est dû au fait que l’APA, format bibliographique utilisé dans DI-fusion, recommande, pour les thèses, de n’afficher que leur année de publication, même lorsqu’une date complète est renseignée. Ainsi, il est possible de voir dans une liste de publications, une thèse dont la date (APA) est 2011 être classée entre un ouvrage dont la date serait 2011-07 et un article dont la date serait 2011-02-10, laissant penser que la thèse est à la mauvaise place… alors qu’en fait, elle est à cette position parce que sa date complète est par exemple 2011-05-04, qui est bien entre les deux autres dates.

Remarques applicables aux listes FNRS : cette aide en ligne explique comment exporter de Mon DI-fusion une liste de publications correspondant aux exigences du FNRS, reprises dans le mini guide call bourses et mandats FRS – FNRS 2012 et le guide du proposant Année 2012. Plus précisément :

1) si vous n’êtes pas financé par l’ULB, mais que vous avez un n° de matricule ULB en 5 chiffres, consultez la partie Cas particuliers pour les listes FNRS. Par contre, si vous n’avez pas de n° de matricule ULB en 5 chiffres, vous devez encoder vos publications au FNRS

2) si vous êtes financé par l’ULB et si vous postulez pour un mandat doctoral ou chargé de recherche, consultez la partie Liste de mandat doctoral pour le FNRS

3) si vous êtes financé par l’ULB et si vous postulez pour tout autre mandat, ou si vous ne souhaitez pas inclure dans votre liste de publication, les posters que vous avez présentés en conférence, consultez la partie Liste générale pour le FNRS

4) si vous souhaitez ajouter à votre liste de publications, des publications jugées équivalentes, consultez la partie Les publications jugées équivalentes pour le FNRS.

Par ailleurs, la partie Pour en savoir plus à propos des listes vous donne d’autres informations, comme : le(s) type(s) de documents de DI-fusion rejoi(gne)nt les différentes rubriques de la liste de publications conforme au FNRS ou liste DI-fusion ; la façon d’obtenir la liste des directions des thèses et mémoires, le format des références bibliographiques, etc.


Liste générale pour le FNRS Haut de Exporter une liste de mes publications

Si vous postulez pour un mandat doctoral ou chargé de recherche, et que vous souhaitez inclure les posters que vous avez présentés en conférence, consultez la partie Liste de mandat doctoral pour le FNRS.

Si vous postulez pour tout autre mandat, vous ne devez pas inclure dans votre liste de publications, les posters que vous avez présentés en conférence ; ou, si vous ne souhaitez pas inclure ces posters dans votre liste de publications, merci de suivre la procédure suivante :

1) à gauche, cliquez sur l’option FNRS général du menu Mes listes de publications :

2) cliquez sur le bouton Ouvrir de cet écran :

3) un PDF reprenant la liste de vos publications formatée selon les exigences du FNRS, et excluant les posters, s’affiche alors dans un nouvel onglet. Il vous suffit ensuite de sauvegarder ce fichier et de le joindre à votre dossier de candidature.

Pour savoir quel(s) type(s) de documents de DI-fusion rejoi(gne)nt quelle rubrique de la liste de publications conforme aux exigences du FNRS, ou si vous avez d’autres questions, consultez la partie Pour en savoir plus.

Remarque : il est possible que certains caractères (très) spéciaux ne soient pas bien pris en compte par le fichier PDF généré par DI-fusion. Pour l’instant, il n’y a malheureusement que 2 possibilités pour s’en défaire : a) extraire la même liste d’abord au format rtf puis la sauvegarder en PDF ; ou b) éditer à nouveau les références encodées dans Mon DI-fusion pour remplacer ces caractères.


Liste de mandat doctoral pour le FNRS Haut de Exporter une liste de mes publications

Si vous postulez pour un mandat doctoral (Aspirant, Bourse spéciale de doctorat, Candidat spécialiste doctorant, Spécialiste doctorant, Vétérinaire clinicien chercheur doctorant) ou chargé de recherche, vous pouvez inclure dans votre liste de publications, les posters que vous avez présentés en conférence.

Si vous ne souhaitez pas inclure ces posters dans votre liste de publications, choisissez la liste générale pour le FNRS dont la procédure est détaillée dans la partie Liste générale pour le FNRS.

Si vous voulez insérer vos posters dans votre liste de publications, merci de suivre la procédure suivante :

1) à gauche, cliquez sur l’option FNRS mandat doctoral du menu Mes listes de publications :

2) cliquez sur le bouton Ouvrir de cet écran :

3) un PDF reprenant la liste de vos publications formatée selon les exigences du FNRS, et incluant les posters, s’affiche alors dans un nouvel onglet. Il vous suffit ensuite de sauvegarder ce fichier et de le joindre à votre dossier de candidature.

Pour savoir quel(s) type(s) de documents de DI-fusion rejoi(gne)nt quelle rubrique de la liste de publications conforme au FNRS, ou si vous avez d’autres questions, consultez la partie Pour en savoir plus.

Remarque : il est possible que certains caractères (très) spéciaux ne soient pas bien pris en compte par le fichier PDF généré par DI-fusion. Pour l’instant, il n’y a malheureusement que 2 possibilités pour s’en défaire : a) extraire la même liste d’abord au format rtf puis la sauvegarder en PDF ; ou b) éditer à nouveau les références encodées dans Mon DI-fusion pour remplacer ces caractères.


Liste des publications jugées équivalentes pour le FNRS Haut de Exporter une liste de mes publications

DI-fusion vous permet de considérer comme publication jugée équivalente, n’importe laquelle des références où vous apparaissez comme auteur, qui est encodée dans DI-fusion.

Importante remarque : les références des types de publications déjà présents dans les listes générale et mandat doctoral du FNRS, ne doivent pas être sélectionnées comme publications jugées équivalentes.

Seules les références des types suivant sont susceptibles d’être choisies comme publications jugées équivalentes : Traduction, Article dans une revue Sans comité de lecture, Compte-rendu, Lettre à l'éditeur, Abstract de conférence, Travail de séminaire de recherche / working paper, Rapport de recherche, Partie d'un rapport de recherche, Bibliographie, Article de presse ou de vulgarisation, Emission, Enseignement (cours, TP,...), Son, Image, Vidéo, Base de données, Logiciel, Site Web, Divers.

Si vous n’êtes pas financé par l’ULB, mais que vous avez un n° de matricule ULB en 5 chiffres et si vous souhaitez ajouter à votre liste de publication du FNRS, des publications jugées équivalentes, contactez l’équipe DI-fusion à di-fusion@ulb.ac.be.

Si vous êtes financé par l’ULB et que vous souhaitez ajouter une liste de publications équivalentes à votre liste de publication générale ou mandat doctoral du FNRS, merci de suivre la procédure décrite ci-dessous :

1) attribuez à toutes les publications que vous souhaitez voir dans votre liste des publications jugées équivalentes pour le FNRS, le favori Publications Représentatives. Pour cela cliquez sur l’icône favori qui s’affiche en regard de chaque référence où vous apparaissez comme auteur, et cliquez la case à cocher qui apparait à gauche du favori Publications Représentatives. Vous pouvez visualiser quelles sont les publications marquées par ce favori en passant votre souris sur l’icône favori en regard de vos publications ; vous pouvez également voir celles-ci via le menu Mon Profil, onglet Favoris.

Attendez 5 min après le choix de votre dernier favori, puis :

2) à gauche, cliquez sur l’option FNRS publications équivalentes du menu Mes listes de publications :

3) cliquez la case à cocher Publications représentatives du menu Favoris :

4) cliquez enfin sur le bouton Ouvrir de cet écran :

5) un PDF reprenant la liste des publications que vous avez jugées équivalentes qui auront été marquées du favori, s’affiche alors dans un nouvel onglet. Il vous suffit ensuite de sauvegarder ce fichier et de le joindre à votre dossier de candidature.

Remarques :

- vous pouvez également définir vous-mêmes de nouveaux favoris et les utiliser pour générer d’autres listes de publications si vous postulez pour d’autres mandats ; pour en savoir plus à ce propos, consultez la partie Favoris.

- il est possible que certains caractères (très) spéciaux ne soient pas bien pris en compte par le fichier PDF généré par DI-fusion. Pour l’instant, il n’y a malheureusement que 2 possibilités pour s’en défaire : a) extraire la même liste d’abord au format rtf puis la sauvegarder en PDF ; ou b) éditer à nouveau les références encodées dans Mon DI-fusion pour remplacer ces caractères .

Pour savoir quel(s) type(s) de documents de DI-fusion rejoi(gne)nt quelle rubrique de la liste de publications conforme au FNRS, ou si vous avez d’autres questions, consultez la partie Pour en savoir plus.


Cas particuliers pour les listes FNRS Haut de Exporter une liste de mes publications

Si vous n’êtes pas financé par l’ULB, mais que vous avez un n° de matricule ULB en 5 chiffres, vous ne pourrez malheureusement pas vous authentifier dans Mon DI-fusion ULB : nous sommes dans un système d’information intégré et nous dépendons du fichier administratif PERSO pour l’authentification et la qualification d’auteur ULB dans DI-fusion. A notre connaissance, ce problème est toujours en cours d’analyse.
Voici ce que nous vous proposons alors :

1) vous vérifiez si toutes vos références sont déjà présentes dans DI-fusion et si elles sont correctes. Dans le cas contraire, vous envoyez à di-fusion@ulb.ac.be votre liste de publications complète (préférablement dans un format texte : doc, odt ou rtf), en suivant la même typologie que celle demandée dans le CV type ULB, accompagnée du/des code(s) CRef à associer à vos références (liste complète des codes CREF : http://www.cref.be/Recherche/Disciplines_CRef.pdf), et, le cas échéant, des textes complets – au format électronique – ad hoc, en précisant alors bien à quelles références les attacher, et quel accès leur octroyer (internet : ouvert à tous ; intranet ULB : uniquement accessible à la Communauté ULB ; ou bloqué : accessible uniquement par authentification), dans le respect des droits d’auteurs. Veuillez préciser s’il vous plait qu’il s’agit d’une candidature FNRS afin que nous en assurions un encodage aussi rapide que possible. N’hésitez pas à mentionner aussi les erreurs que vous auriez pu noter dans les références déjà encodées à votre nom dans DI-fusion. Une fois que vous êtes personnellement averti, par mail, que votre liste a été modifiée/complétée selon vos souhaits :

2) si vous postulez pour un mandat doctoral ou chargé de recherche, et que vous souhaitez inclure les posters que vous avez présentés en conférence, utilisez l’URL ci-dessous pour générer la liste FNRS mandat doctoral [pour cela, copiez l’URL dans la barre d’adresse de votre navigateur Internet], en y replaçant les caractères XXXXX par votre n° de matricule ULB en 5 chiffres :
http://difer.ulb.ac.be:8080/scholar?scholarID=XXXXX&scholarInst=ULB&groupBy=genrefnrs2&filetype=pdf&reftype=apa&markup=tb&roles=a
Sauvegardez ensuite le fichier PDF pour le joindre à votre dossier de candidature

3) si vous postulez pour un autre mandat, ou si vous ne souhaitez pas inclure les posters dans votre liste de publications, utilisez l’URL ci-dessous pour générer la liste FNRS général [pour cela, copiez l’URL dans la barre d’adresse de votre navigateur Internet], en y replaçant les caractères XXXXX par votre n° de matricule ULB en 5 chiffres :
http://difer.ulb.ac.be:8080/scholar?scholarID=XXXXX&scholarInst=ULB&groupBy=genrefnrs1&filetype=pdf&reftype=apa&markup=tb&roles=a
Sauvegardez ensuite le fichier PDF pour le joindre à votre dossier de candidature

4) si vous souhaitez ajouter à votre liste de publication du FNRS, des publications jugées équivalentes, contactez l’équipe DI-fusion à di-fusion@ulb.ac.be.

Pour savoir quel(s) type(s) de documents de DI-fusion rejoi(gne)nt quelle rubrique de la liste de publications conforme au FNRS, ou si vous avez d’autres questions, consultez la partie Pour en savoir plus.

Remarque : il est possible que certains caractères (très) spéciaux ne soient pas bien pris en compte par le fichier PDF généré par DI-fusion. Pour l’instant, il n’y a malheureusement que 2 possibilités pour s’en défaire : a) extraire la même liste d’abord au format rtf puis la sauvegarder en PDF ; ou b) éditer à nouveau les références encodées dans Mon DI-fusion pour remplacer ces caractères.


Correspondance entre le type de document DI-fusion et le type de document FNRS Haut de Exporter une liste de mes publications

Conformément aux attentes du FNRS, seules les références publiées ou acceptées (= statut à paraître dans DI-fusion) sont inclues dans les listes de publications du FNRS ; les références encodées dans DI-fusion comme soumises pour publication sont donc exclues des listes FNRS.

Le tableau suivant indique différentes rubriques des listes de publications demandées par le FNRS, les types de documents de Mon DI-fusion ULB correspondant et la façon dont ils sont représentés dans l’interface de recherche DI-fusion :

Tous les autres types de document existant dans DI-fusion ne sont pas repris dans les listes de publications du FNRS, à l’exception de celles que vous aurez éventuellement sélectionnées comme publications jugées équivalentes (voir les parties Liste des publications jugées équivalentes pour le FNRS et Cas particuliers pour les listes FNRS pour plus de détails)


Liste conforme au CV-ULB Haut de Exporter une liste de mes publications

La liste exportée correspond à la partie « V. Publications et activités scientifiques » du CV-ULB . La correspondance entre DI-fusion et le CV—ULB est définie selon le tableau suivant :


Liste "A la carte" Haut de Exporter une liste de mes publications

Le menu A la carte offre un panel d’options qu’il est possible de combiner pour générer un grand nombre de listes différentes. Pour accéder à ce menu, cliquez simplement, à gauche de l’écran d’accueil de Mon DI-fusion, sur A la carte du menu Mes listes de publications:

Les options disponibles sont les suivantes :

1)   sélection de certains types de document
2)   sélection des publications ayant un (ou plusieurs) statut(s) de publication spécifique(s)
3)   sélection des publications publiées dans un certain intervalle de dates
4)   sélection des publications marquées d’un (ou plusieurs) favori(s)
5)   sélection des publications sur base du rôle qu’y joue l’auteur
6)   choix des type de liste, format bibliographique et type de fichier
7)   les autres options disponibles
8)   Extraire la liste de mes thèses.

Choix du (des) type(s) de document Haut de Exporter une liste de mes publications

Il est possible de n’extraire de DI-fusion que les publications d’un (ou plusieurs) type(s) de document. Pour cela, il vous suffit de sélectionner, via les boites à cocher de la partie gauche de l’écran, les types de documents qui vous intéressent.

Ainsi, dans l’exemple ci-dessous, seuls les Articles avec comité de lecture, Compte-rendu et Lettre à l’éditeur ont été retenus :


Choix du (des) statut(s) de publication Haut de Exporter une liste de mes publications

Une référence encodée dans DI-fusion a forcément l’un des statut de publication [ce statut est visible à l’édition d’une référence, dans l’écran Décrire] suivants : publié, non publié, Accepté pour publication ou Soumis pour publication (tous les types de documents n’offrent pas tous les statuts cités).

Le menu Statut de publication vous permet de n’extraire de DI-fusion que les publications d’un (ou plusieurs) statut(s) de publication. Pour cela, il vous suffit de sélectionner, via les boites à cocher de la partie centrale de l’écran, sous le menu Statut de publication, les statuts de publication qui vous intéressent. Ainsi, dans l’exemple ci-dessous, seuls les statuts Publié et Accepté pour publication ont été retenus :


Choix des années de publication Haut de Exporter une liste de mes publications

Il est possible de n’extraire de DI-fusion que les publications d’une année ou d’un intervalle d’années de publication. Pour cela, il vous suffit de sélectionner, en faisant bouger les curseurs de dates selon l’intervalle d’années – ou l’année – qui vous intéressent.

Dans l’exemple ci-dessous, seules les références dont la date de publication est dans l’intervalle [1968-2009] seront retenues :

Si vous souhaitez afficher l’ensemble de vos publications, à l’exception des publications sans date (c’est-à-dire celles pour lesquelles aucune date de publication n’a été renseignée dans l’écran Décrire), positionnez les curseurs aux extrémités (le système affiche alors les années extrêmes fictives 0000 et 9999) :


Extraire ses publications favorites Haut de Exporter une liste de mes publications

Il est possible de n’extraire de DI-fusion que les publications marquées d’un ou plusieurs favoris [pour en savoir plus à propos de cette fonctionnalité, consultez la partie Favoris]. Pour cela, il vous suffit de sélectionner, via les boites à cocher de la partie centrale de l’écran, dans le menu Favoris, les favoris que vous voulez retenir : seules les publications marquées de ce(s) favori(s) seront extraites de DI-fusion.

Ainsi, dans l’exemple ci-dessous, seules les publications marquées des favoris Publications représentatives et Candidature ARC2012 seront retenues :


Choix du (des) rôle(s) de l’auteur Haut de Exporter une liste de mes publications

Il est possible de n’extraire de DI-fusion que les publications où vous avez un ou plusieurs des rôles suivants : vous êtes auteur (ou l’un des auteurs, quelle que soit sa position) de la publication ; vous n’êtes qu’éditeur scientifique de la publication ; vous êtes promoteur, président ou membre du jury de la thèse défendue à l’ULB (et encodée dans Bictel). Pour cela, il vous suffit de sélectionner, via les boites à cocher de la partie centrale de l’écran, menu Rôles, le(s) rôle(s) qui vous intéresse(nt).

Ainsi, dans l’exemple ci-dessous, seules les publications où vous avez le rôle auteur, promoteur, président et membre de jury de thèse seront retenues:

Remarques :


- par défaut, le rôle d’éditeur n’est pas sélectionné : par défaut, les références où vous n’êtes qu’éditeur scientifique seront donc exclues de votre liste de publication A la carte
- si vous constatez que certaines thèses sont présentes dans l’interface de recherche de DI-fusion mais n’apparaissent cependant pas dans la liste de vos publications alors que vous avez sélectionné les trois rôles promoteur, membre et président de jury de thèse, consultez la partie Extraire la liste de «mes » thèses…
- les références pour lesquelles vous n’avez qu’un rôle d’éditeur scientifique et qui ont été encodées, ou modifiées par l’un de ses auteurs n’apparaitront pas dans votre environnement… mais bien dans votre liste de publications, si vous avez sélectionné le rôle éditeur.


Types de liste, de fichier et format de sortie Haut de Exporter une liste de mes publications

Le menu Formats de sortie, dans la partie droite de l’écran Mes listes de publications permet de choisir parmi :

- les 2 types de listes : DI-fusion (les références sont réparties dans des rubriques, suivant pratiquement toutes les recommandations du CV type ULB actuel [Pour plus d’information à ce sujet, consultez la partie Types de document et rubriques des listes DI-fusion]) ou Tri par année descendante (le tri est donc indépendant du type de document)
- les 6 formats bibliographiques suivants : APA (pour plus d’informations à ce sujet, voir par exemple ici), bibTeX (pour plus d’informations à ce sujet, voir par exemple ici), RIS (pour plus d’informations à ce sujet, voir par exemple ici), csv (fichier tabulé qui peut être ouvert dans un tableur comme Excel) ; ou un des deux formats qui sont destinés à être utilisés via des technologies web : XML-brief (les données des publications sont rassemblées sous forme d’une citation APA, donc toutes les données encodées pour chaque référence n’apparaissent pas nécessairement) et XML-full (toutes les données encodées sont reprises)
- les 6 types de fichier suivants : PDF, rtf (un type de format éditable, qui peut en principe être ouvert par n’importe quel logiciel de traitement de texte), bib (fichier texte, qui peut en principe être ouvert par n’importe quel logiciel permettant d’afficher du texte, dont l’extension caractérise un fichier BibTeX), ris (fichier texte, qui peut en principe être ouvert par n’importe quel logiciel permettant d’afficher du texte, dont l’extension caractérise un fichier RIS), csv (fichier texte tabulé qui peut en principe être ouvert par n’importe quel tableur ou logiciel permettant d’afficher du texte), et xml (fichier texte pouvant en principe être ouvert dans n’importe quel navigateur mais qui a plutôt vocation à être interprété pour être affiché dans un site web).

En fonction de votre choix de format bibliographique, vous pourrez (ou non) choisir parmi plusieurs (ou un seulement) type(s) de fichier. Par exemple, si vous choisissez le format bibliographique APA, vous pourrez opter au choix pour le type de fichier PDF ou rtf ; par contre, le choix de format bibliographique BibTeX ne conduit qu’au choix de type de fichier bibtex.

Ainsi, dans l’exemple ci-dessous, les type de liste DI-fusion, format bibliographique APA et type de fichier PDF ont été sélectionnés.

Remarques :

- le type de fichier rtf contient bien toutes les références que vous choisissez d’inclure dans votre liste de publications, mais est affecté de certains problèmes d’affichage (… qui varient en fonction du logiciel de traitement de texte que vous utilisez pour visualiser la liste !). En principe, nous avons observé les problèmes suivants : le contenu du haut de page est décalé à droite ce qui fait que le logo DI-fusion est coupé – le titre Liste de publications de Vos Prénom Nom est décalé à droite – les titres de rubriques sont décalés à gauche – le contenu du bas de page est décalé à droite ce qui fait qu’il n’est pas possible de voir la numérotation des pages de la liste (si elle comporte plus d’une page)
- il est possible que certains caractères (très) spéciaux ne soient pas bien pris en compte par le fichier PDF généré par DI-fusion. Pour l’instant, il n’y a malheureusement que 2 possibilités pour s’en défaire : a) extraire la même liste d’abord au format rtf puis la sauvegarder en PDF ; ou b) éditer à nouveau les références encodées dans Mon DI-fusion pour remplacer ces caractères
- si vous souhaitez extraire de DI-fusion une liste dédoublonnée des publications d’un groupe de personnes travaillant à l’ULB, contactez-nous sur di-fusion@ulb.ac.be : ceci est en effet possible dès à présent mais les développements nécessaires pour rendre cette fonctionnalité visible dans Mon DI-fusion n’ont pas encore pu être réalisés jusqu’à présent
- si vous souhaitez extraire des publications de DI-fusion dans le but de les intégrer dans un site web (en exploitant donc l’une des sorties xml), envoyez-nous un mail à
di-fusion@ulb.ac.be


Les autres options disponibles Haut de Exporter une liste de mes publications

Voici la liste des autres options que vous pouvez appliquer aux listes de publications que vous souhaitez extraire de DI-fusion :

- les titres de rubrique de votre liste peuvent être affichés en français (langue utilisée par défaut) ou en anglais : pour cela, il vous suffit de sélectionner la langue :


- dans les références de votre liste, vous pouvez faire afficher les occurrences de votre nom en gras en sélectionnant la boite à cocher
- sélectionnez la boite à cocher si vous souhaitez afficher les titres de rubriques (si vous avez choisi le type de liste DI-fusion) ou les années (si vous avez choisi le type de liste Tri par années descendante). Si cette boite n’est pas cochée, vos références apparaitront dans l’ordre prévu par le type de liste que vous aurez choisi, sans faire apparaitre ni les titres de rubrique, ni les années de publications
- sélectionnez la boite à cocher si vous souhaitez inclure les résumés des références qui en arborent (le cas échéant, les résumés sont ajoutés, avec un retour à la ligne, après la référence)
- sélectionnez la boite à cocher si vous souhaitez inclure les urls vers les textes complets qui auront été attachés aux références (le cas échéant, les liens sont ajoutés avec un retour à la ligne, après la référence)
- sélectionnez la boite à cocher si vous souhaitez que soit affiché, en regard du titre de rubrique ou de l’année de publication – en fonction de votre choix du type de liste – le nombre de références inclus dans cette rubrique ou pour cette année de publication
- vous disposez également de 2 façons différentes de numéroter chaque référence de votre liste : si vous sélectionnez la boite à cocher , vos références seront numérotées de façon continue d’une rubrique – ou d’une année de publication, en fonction de votre choix du type de liste – à la suivante, à travers tout le document.
Au contraire, si vous sélectionnez la boite à cocher , les références de votre liste seront également numérotées, mais la numérotation est recommencée à chaque rubrique – ou année de publication, en fonction de votre choix du type de liste – Ces deux options sont donc exclusives l’une de l’autre

Ainsi, dans l’exemple ci-dessous, la liste fera apparaitre chaque occurrence de votre nom en gras, les références seront ordonnées par rubriques DI-fusion, et comprendront le cas échéant, l’URL vers le texte complet, mais pas leurs résumés, le nombre de références compris dans chaque rubrique sera affiché (juste après le nom de la rubrique) et les références seront numérotées de façon continuée à travers toute la liste :

Remarques :

- les options Numérotation séquentielle continue des références et Numérotation séquentielle / année et rubrique ne sont pas accessibles lorsque vous avez choisi le type de fichier rtf.


Extraire la liste de « mes » thèses Haut de Exporter une liste de mes publications

Actuellement :

-   les thèses défendues à l’ULB depuis 1994 sont en principe encodées dans Bictel ; celles-ci apparaissent ensuite dans l'interface de consultation de DI-fusion par moissonnage automatique ; il ne faut donc pas encoder ces thèses dans Mon DI-fusion ULB
-   les mémoires défendus à l’ULB ne sont visibles que dans CIBLE.

Si vous avez un n° de matricule ULB en 5 chiffres, il est possible dès à présent d’extraire de DI-fusion, la liste des thèses défendues à l’ULB depuis 1994, dont vous avez été le promoteur, président et/ou membre de jury à condition que ces thèses soient encodées dans Bictel et que soit renseigné votre n° matricule ULB dans chaque référence où vous apparaissez comme promoteur de thèse.

Pour savoir si vous êtes concerné : faites une recherche sur votre nom dans DI-fusion et vérifiez s’il y a au moins 1 résultat affiché pour la valeur ULB-ETD de la facette Dépôt d’origine (à droite de l’écran) ; faites afficher les références concernées en cliquant sur cette facette.

Si c’est le cas, et si vous avez été promoteur, président ou membre de jury de certaines de ces thèses, vous pouvez en générer la liste en utilisant l’URL ci-dessous [pour cela, copiez l’URL dans la barre d’adresse de votre navigateur Internet], en y replaçant les caractères XXXXX par votre n° de matricule ULB en 5 chiffres :
http://difer.ulb.ac.be:8080/scholar?scholarID=XXXXX&scholarInst=ULB&groupBy=genredifusion&filetype=rtf&reftype=apa&roles=p

Il vous suffit ensuite de copier/coller le résultat directement dans votre dossier de candidature, à l’emplacement prévu à cet effet.

Importante remarque : si vous avez bien été promoteur de thèse(s) défendue(s) à l’ULB après 1994, qu’elle(s) est(sont) encodée(s) dans Bictel et qu’elle(s) n’apparai(ssen)t cependant pas dans la liste générée par cet URL, veuillez contacter di-fusion@ulb.ac.be : c’est probablement que votre n° de matricule ULB n’a pas été correctement encodé dans Bictel.


URLs permanents Haut de page

Lorsque le document est ajouté à DI-fusion, un URL permanent lui est assigné. Cela signifie que, contrairement à la plupart des URL, cet identificateur ne sera pas modifié lorsque le système migrera vers un nouvel ordinateur ou lorsque des réaménagements seront apportés au système. DI-fusion s’engage à maintenir l’intégrité de cet identificateur pour que vous puissiez l’utiliser de façon sécurisée pour référer à votre document lorsque vous le citez dans d’autres publications. Nos URLs permanents sont enregistrés dans le système Handle, qui permet d’assigner, de gérer et de résoudre les identificateurs permanents, connus sous le nom de « handles », pour les objets numériques et autres ressources dans Internet. Le système Handle est administré par la Corporation for National Research Initiatives (CNRI).


Mon DI-fusion Haut de page

La section « Mon DI-fusion » est un espace personnel qui permet d’accéder aux fonctionnalités spécifiques réservées aux membres de l’ULB qui se sont identifiés au moyen de leur identifiant/mot de passe ULB. Il s’agit essentiellement des fonctions liées aux possibilités de soumission de documents.

Si vos références ne s'affichent pas dand Mon DI-fusion, appuyer sur F5 pour rafraichir la page.

"Références bibliographiques en cours"

Cette rubrique reprend toutes les références sur lesquelles vous travaillez actuellement, sans être allé au bout du processus de soumission. Cela peut-être de nouvelles références, ou bien d’anciennes références, soumises une première fois, mais que vous reprenez (p.e. pour y ajouter un nouveau fichier, modifier une date de publication, etc.).

"Références bibliographiques dans DI-fusion"

Cette rubrique reprend les notices où vous êtes auteur qui ont été soumises dans DI-fusion.Si un de vos co-auteurs est en train d'éditer l'une des références, vous ne pourrez pas l'éditer en même temps ; le crayon sera grisé.

De plus, en cliquant sur les colonnes, vous avez la possibilité de trier vos références par date de publication,titre, auteur(s), type de document et fichier (attaché ou pas).

Remarques à propos des icônes:

- L'icône "crayon permet" d'éditer une référence, l'icône "croix" permet de supprimer une référence. Dans la colonne fichier, l'icône indique que vous avez attaché un document à votre référence

- L’icône crayon est grisée si un de vos co-auteurs est en train d’éditer la référence et vous ne pourrez la modifier à nouveau que lorsque votre co-auteur aura finalisé sa modification (ceci pour éviter de perdre des modifications en permettant l’édition simultanée d’une même référence)

- L’icône croix est grisée si la référence comporte au moins deux auteurs ULB : la suppression d’une telle référence est effective pour tout DI-fusion ; elle disparaitra donc également de la liste du co-auteur.

- L’icône permet de marquer la référence par l’un des favoris existant ; pour plus d’information, cliquez ici. Cet icône est grisé pour toutes les références de votre environnement pour lesquelles vous n’êtes pas auteur (c’est-à-dire que vous ne pouvez pas choisir comme publications favorites des références dont vous n’êtes pas l’un des auteurs.


Mon profil Haut de page

Cette page vous propose les fonctionnalités suivantes :

Informations personnelles

Permet de visualiser le nom, le prénom, l’adresse mail et le numéro de matricule. Vous pouvez modifier votre nom de famille et votre prénom. La modification sera appliquée dans toutes les références pour lesquelles vous êtes déjà auteur, ainsi que dans la base de donnée, comme auteur (et dans l’interface de recherche, quelques minutes après).


Groupe

Permet de s’intégrer à un groupe existant. Cette fonction permet de produire la liste des publications de ce groupe, par exemple pour les évaluations, mais pourra permettre, à l’avenir, de générer la liste des publications d’une unité de recherche, d’un département, etc.


Identifiants

Permet de s’attribuer des identifiants d’auteurs utilisés dans d’autres plateformes. Pour le moment, l’identifiant REPEC est seulement utilisé lorsqu’on exporte les publications vers RePEc. Ceci permet de présenter les publications dans les services RePEc (EconPapers, IDEAS) sous le nom de l’auteur, sans que l’auteur ait à réclamer les publications à son nom via le système « Author Claim » de RePEc. Ces identifiants permettront une meilleure dissémination des publications scientifiques produites par les chercheurs de l’ULB.


Séries

Cet onglet n'apparaît que lorsque l'utilisateur a été authentifié comme gestionnaire d'une "série ULB" (pour l'instant, uniquement working papers DULBEA, CEB, ECARES et CEME, et série CEVIPOL)


Favoris

La fonction favoris permet d'isoler des références – où vous apparaissez comme auteur – pour un besoin particulier comme un dossier de candidature, une bourse, etc ...

Une fois un favori défini, il est possible de lui attribuer certaines des références de la zone Références bibliographiques dans DI-fusion. Ces références marquées d'un favori peuvent ensuite être exportées sous forme de listes de publications favorites au format RTF, PDF, etc, pour alimenter, par exemple, un dossier de candidature, une bourse, etc ...

Procédure à suivre pour définir un nouveau favori qui vous permettra de marquer un sous-ensemble de vos publications :

1) à gauche, cliquez sur l’option Mon Profil du menu Mon compte :

2) sur la page qui s’affiche, choisissez l’onglet Favoris :

>

3) en cliquant sur le bouton Ajouter de l’onglet Favoris, une fenêtre permettant de définir un nouveau favori s’affiche :

4) donnez ensuite un nom et une description pour votre favori (les 2 champs pouvant avoir un contenu identique) ; par exemple : Candidature ARC2012 ; cliquez ensuite sur le bouton Ajouter

5) le nouveau favori crée s’affiche, comme dans l’exemple ci-dessous :

6) Vous pouvez à tout moment revenir sur cet écran en cliquant sur Mon Profil ; et modifier ou supprimer un favori…

7) de retour sur votre page d’accueil d’encodage de vos références (que vous pouvez toujours faire afficher en cliquant sur l’icône DI-fusion en haut à gauche),

attribuez aux publications que vous voulez marquer comme Candidature ARC2012, le favori que vous venez de créer. Pour cela, cliquez sur l’icône favori qui s’affiche en regard de chaque référence où vous apparaissez comme auteur, et sélectionnez le favori ad hoc (en cliquant la case à cocher qui apparait à gauche du favori). Vous pouvez visualiser quelles sont les publications tagguées par ce favori en passant votre souris sur l’icône favori en regard de vos publications ; vous pouvez également voir celles-ci via le menu Mon Profil, onglet Favoris.

Attendez 5min après la modification de votre dernier favori, Vous pourrez ensuite extraire de DI-fusion la liste de vos publications marquées du favori Candidature ARC2012 à partir du menu Mes listes de publications / A la carte.

Certains favoris peuvent être définis au niveau admin afin que plusieurs personnes puissent l'utiliser (exemple : Publications représentatives que nous conseillons d’utiliser pour marquer les publications destinées à la liste des publications jugées équivalentes pour le FNRS). Vous ne pourrez pas supprimer ces favoris.


CRef

Si vos publications sont en majorité dans le même domaine de recherche, vous pouvez définir jusqu'à 6 codes Crefs qui seront automatiquement ajoutés dans le champ "Cref" lors de l'encodage de vos références ou lors de l’utilisation des services d’import (PubMed, Scopus et BiBteX). Pour cela, allez dans votre profil, sélectionnez l'onglet "Cref" et cliquez sur "ajouter".


Pour plus d'informations... Haut de page

L’équipe de DI-fusion vous recommande d’utiliser Firefox ou Chrome pour encoder/consulter Mon DI-fusion ULB. Internet explorer ne respectant pas les standards internationaux permettant d’interpréter le contenu des pages web, il est difficile de garantir un fonctionnement optimal de Mon DI-fusion ULB quand ce navigateur est employé. L’équipe de DI-fusion fait toutefois son possible pour garantir la meilleure compatibilité possible… n’hésitez pas à signaler sur di-fusion@ulb.ac.be tout problème que vous pourriez rencontrer si vous utilisez Internet Explorer.

Mon DI-fusion a été développé de façon à n’accepter que des caractères en utf-8 : si vous encodez des données directement à partir de votre clavier, les caractères seront automatiquement dans ce format. Par contre, si vous copiez / collez des informations à partir d’un texte, du web, d’un PDF ou autre, il est possible que le système refuse le collage et vous indique le message d’erreur : Les données doivent être encodées au format UTF-8. Dans ce cas, vous devrez d’abord coller votre texte dans notepad ou équivalent, puis copier votre texte à partir de ce logiciel et le coller finalement dans Mon DI-fusion.

Posez vos questions sur di-fusion@ulb.ac.be.

Pour des informations sur le dépôt institutionnel, vous pouvez consulter la partie qui y est consacrée sur Site Web des Bibliothèques de l'ULB.

Pour des informations contextuelles sur le dépôt institutionnel, vous pouvez consulter la partie qui y est consacrée sur le blog des Bibliothèques de l'ULB.

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